Đó là yêu cầu của Văn phòng UBND tỉnh tại Kế hoạch số 38/KH-VPUB ngày 09/1/2026 về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh năm 2026.

Theo đó, Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu các phòng, ban, đơn vị triển khai đầy đủ, kịp thời, hiệu quả các nội dung của kế hoạch; đồng thời, gắn trách nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ với người đứng đầu; đưa kết quả thực hiện là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.

Theo Kế hoạch, năm 2026, các phòng, ban, đơn vị tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Luật Lưu trữ, Nghị định về công tác văn thư và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành; các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của cơ quan và thông qua các cuộc họp, hội nghị cơ quan, đơn vị.

Cùng với đó, căn cứ các văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền để rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu thực tiễn, gồm: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về tiêu hủy tài liệu hết giá trị; hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy; bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định; Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với từng nhóm đối tượng và yêu cầu thực tiễn.

 Bên cạnh đó, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ theo các mục tiêu thực hiện chuyển đổi số, phát triển chính quyền số, thúc đẩy cải cách hành chính tại đơn vị. Thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử, xây dựng biện pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng tại đơn vị.

Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, trong đó, tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ điện tử ngay trong quá trình giải quyết công việc theo quy định; bảo đảm mỗi hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, giải quyết công việc; hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử phải tương ứng, thống nhất về thành phần, nội dung và thời hạn bảo quản. Bố trí kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư theo quy định.

Tại Kế hoạch này, Văn phòng UBND tỉnh cũng yêu cầu Phòng Hành chính - Quản trị tham mưu thành lập tổ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 tại một số phòng, ban, đơn vị; gắn với kiểm tra công tác cải cách hành chính…

T.H (tổng hợp)